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Die moderne Assistenz: Generalisten gesucht

Nutzen

Das klassische Vorzimmer ist eine Stabstelle ohne Anordnungs- und Weisungsbefugnis. Gleichwohl müssen Sie u. a. Anordnungen Ihrer Führungskräfte unmissverständlich kommunizieren sowie Informationen sammeln, inhaltlich bewerten und korrekt weiterleiten. Gute Kommunikationsfähigkeit, eine natürliche Autorität und professionelles Verhalten auch in stressigen Situationen unterstützen Sie dabei, Ihre vielfältigen Aufgaben kompetent zu erledigen.

Inhalt

Das Telefon klingelt ununterbrochen, ein wichtiger Termin mit mehreren Beteiligten soll kurzfristig vereinbart und eilige E-Mails müssen geschrieben werden, der Kollege hat mal wieder die Unterlagen zu spät abgegeben, die Sie für die morgige Sitzung noch aufarbeiten müssen. Und dann ertönt aus dem Nebenzimmer „Können Sie bitte gleich mal …“. Um die vielfältigen Aufgaben im Vorzimmer und Sekretariat zu bewältigen, bedarf es nicht nur der fachlichen Qualifikationen, die Sie in Ihrer Ausbildung erworben haben. Zusätzlich werden von Ihnen zahlreiche emotionale Fähigkeiten („Soft Skills“) und hohe soziale Sensibilität erwartet. Darüber hinaus werden Sie bei jedem Kontakt nach innen und außen auch als „Visitenkarte“ Ihrer Führungskraft bzw. der Behördenleitung wahrgenommen.
  • Das Büro im Wandel der Zeit: Ziele und Aufgaben der modernen Assistenz
  • Informationen dokumentieren, prüfen, weiterleiten: Notizen und Aktenvermerke korrekt verfassen
  • Grundlagen der Kommunikation
  • Aktives Zuhören
  • Das Kommunikationsquadrat nach Schulz von Thun
  • Der erste Eindruck
  • Die Körpersprache und ihre Signale
  • Äußeres Erscheinungsbild und Kleidung: Signal, Wirkung, Botschaft
  • Business-Knigge: Der Umgang mit Vorgesetzten, Kunden, Mitarbeitern und Kollegen
  • Erfolgreiche Telefonate

Zielgruppe

Assistenten/Assistentinnen, Sekretariatsmitarbeiter/-innen

Standorte und Termine

11
November 2024
Kassel

Ansprechpartner/-innen

Fortbildungsteam Kassel

0561 70796-13 christiane.becker@hvsv.de

Seminarnummer

KS-15-10-0500-2401

Seminartage

11. und 12. November 2024 jeweils von 08:00 bis 15:00 Uhr

Dauer

16 UE

Termin

11. November 2024

Veranstaltungsort

Hessischer Verwaltungsschulverband
Verwaltungsseminar Kassel
Kurfürstenstraße 7
34117 Kassel

Gebühr

EUR 283,00 Lehrgangsgebühr (Mitglieder)*
EUR 347,00 Lehrgangsgebühr (Nichtmitglieder)*

* Die angegebene Gebühr gilt auf Basis der aktuellen Gebührenordnung .
Bitte beachten Sie bei Fortbildungs- lehrgängen auch unsere Stornierungsbedingungen .